La gestion de projet

I – Initialiser un projet 

• Recueil de l’expression du besoin
  • Favoriser la relation avec le commanditaire,
  • Réaliser des entretiens, questionnaires, groupes de discussion, auditer le terrain, étudier l’existant. (observations, veille et analyse documentaire)
• Formuler l’expression du besoin :
  • Une fiche projet,
  • Une fiche signalétique du besoin,
  • L’exposé du projet.
• Etude de viabilité :
  • Etude d’opportunité,
  • Analyse des risques :
    • SWOT,
    • Matrice des risques,
    • Etude de faisabilité.
  • Elaboration d’un plan de financement pour en limiter les risques.
• Rédaction du cahier des charges :
  • Définir pour le projet le contexte, les besoins, les objectifs stratégiques, les livrables attendus :
    • délimiter le périmètre : préciser les livrables attendus, délimiter le projet en excluant les points non attendus.
      • préciser les enjeux :
        • création de valeur,
        • business cases
    • préciser les objectifs
      • budgétiser en termes de coût, ressources matérielles et humaines, etc. …
      • étudier les différentes hypothèses,
      • évaluer les délais nécessaires.
    • décrire l’existant,
    • préciser les contraintes et les risques
    • organiser le projet :
      • étudier et utiliser les instances au projet :
        • le comité stratégique,
        • le comité de pilotage,
        • l’équipe projet,
        • les fonctions supports :
          • sécurité,
          • RH,
          • juridiques,
          • communication.
        • définir les jalons de projet
        • développer les compétences des équipes,
        • définir les responsabilités (matrice RACI)
        • élaborer un plan de qualité (PAQ)
• Structuration initiale :
  • Rédiger une note de cadrage :
    • Contexte,
    • Objectifs,
    • Public cible,
    • Impacts organisationnels,
    • Organisation du projet,
    • Besoin à anticiper.
  • Identifier les livrables clés, planifier (production et livraison), gérer le versioning des livrables, associer les responsabilités (RACI)
     

II – Conception collaborative et innovation :

• Motiver et concevoir un projet en équipe :
  • Utiliser le Design Thinking,
  • Définir des persona
  • Innover par SCAMPER (Substituer, Combiner, Adapter, Modifier, Proposer un usage différent, Éliminer, Réorganiser les méthodes de formation pour optimiser les résultats.)
  • Construire la Product Vision Box.
  • Définir :
    • MoSCoW (priorisation),
    • POC (Proof of Concept),
    • MVP (Minimum Viable Product).
  • Gérer la dynamique collective et la conduite du changement.
  • Renseigner et mettre à jour le Product Backlog.
• Elaborer un plan de collecte et d’observation :
  • Méthodes : entretiens, questionnaires, groupe de discussion, veille.
  • Pour cibler les attentes, définir des objectifs SMART :
    • Spécifiques,
    • Mesurables,
    • Atteignables,
    • Réalistes,
    • Temporellement définis.
  • Recenser les compétences existantes, identifier les écarts.
  • Prioriser les besoins de formation prioritaires et les besoins ultérieurs,
  • Synthétiser les données : analyses croisées, indicateurs clés de performance (KPI) :
    • Structurer les données partagées autour de grands axes :
      • Objectifs initiaux du projet,
      • Données quantitatives,
      • Données qualitatives,
      • Analyses croisées,
      • Recommandations.
    • Définir les indicateurs clés de performance (KPI) en fonction du projet. Par exemple pour un projet de formation :
      • Taux de complétion,
      • Taux de satisfaction,
      • Taux de réussite / échec,
      • Temps moyen de formation,
      • Nombre de connexions, d’interactions,
      • Progression de compétences.
    • Utiliser les bons formats de restitution des données en fonction des parties prenantes :
      • Tableaux de bord dynamiques,
      • Rapport PDF ou présentation synthétiques avec graphiques explicatifs,
      • Infographies pour vulgariser des données complexes,
      • .Réunion (en visio ou en présentiel) de restitution pour échanges directs.
• Partager les données auprès des parties prenantes :
  • Communiquer régulièrement :
    • Points d’amélioration en continu si le dispositif est évolutif,
    • Des bilans intermédiaires (hebdomadaires, mensuels),
    • Rapport final avec des recommandations.
  • Valoriser les résultats :
    • Les succès,
    • Les leviers d’amélioration,
    • Les actions à venir.

III – Planification et organisation du projet :

• Organiser le projet :
  • Rédiger le Plan de Management de Projet.
  • Structurer l’organigramme des tâches.
  • Définir les responsabilités,
  • Organiser les réunions (réunion de lancement, réunions par service et entre services).
  • S’assurer de l’engagement des équipes,
  • Choisir le style de management : prédictif, agile, hybride.
• Cartographier les défis et anticiper les risques :
  • Définir des risques selon une approche systémique :
    • Schématiser les flux par un diagramme.
    • Préciser les KPI et les étapes clés du projet (conception, réalisation, déploiement).
    • Identifier les risques majeurs pour chaque étape, en suivant la stratégie du pire.
  • Identifier les incertitudes et anticiper les difficultés :
    • Risques techniques : problèmes techniques, pannes, incompatibilité avec certains navigateurs ou appareils, perte de données.
    • Risques organisationnels : Non-adhésion des parties prenantes, manque de ressources (temps, budget, personnel), résistance au changement.
    • Risques liés à la gestion du projet : Retards dans le calendrier, dépassement des coûts, manque de coordination entre les membres de/des équipes projet.
    • Risques juridiques et réglementaires et d ‘acceptation sociétale.
    • Risques de dépendances : vis-à-vis des clients, des fournisseurs.
  • Cartographier les risques :
    • Recenser la check-list des risques,
    • Tenir à jour un registre des risques et opportunités,
    • Utiliser une matrice de probabilité et d’impact pour classer les risques en fonction de leur gravité et de leur probabilité. Cela permettra de prioriser les actions de mitigation.
  • Elaborer un plan de gestion des risques :
    Développer des stratégies de mitigation pour chaque risque majeur, ainsi que des plans de contingence pour chaque situation potentiellement problématique.
  • Construire une matrice SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) pour analyser la situation.
  • Audits techniques / humains pour évaluer les facteurs en jeu.
  • Définir les risques majeurs pour chaque étape, en suivant la stratégie du pire.
• Planifier :
  • Planifier la release.
  • Identifier les jalons.
  • Utiliser un diagramme GANTT :
    Lister les tâches principales, définir les durées et les interdépendances entre tâches, attribuer des ressources et mettre à jour régulièrement.
    Anticiper les tolérances.
• Evaluer les coûts et délais :
  • Estimer par analogie ou méthode ascendante (Bottom-Up).
  • Budgéter les ressources humaines, matérielles, sous-traitance.
  • Identifier les centres de coûts et leviers de rentabilité.
• Plan de communication :
  • Définir le calendrier de communication.
  • Identifier les cibles et canaux.
  • Créer des supports (teaser, infographies, dashboards).
  • Préparer les réunions de restitution (intermédiaires et finales).

IV – Réalisation du projet :

• Suivi en mode prédictif :
  • Rédiger des rapports d’avancement.
  • Mettre à jour les livrables, diagrammes, GANTT,
  • Contrôler l’avancement physique du projet,
  • Collecter et reporter les coûts (main d’oeuvre, achats fournisseurs, autres …)
  • Mesurer la valeur acquise, les KPI :
    • IPC (Indice de Performance Coût),
    • IPD (Indice de Performance Délais).
  • Réaliser des tableaux de bord du projet.
  • Maîtriser les processus des modifications de projet.
• Suivi en mode agile :
  • connaissance des rôles du Product Owner et SCRUM master,
  • mettre en place le processus SCRUM,
  • rédiger des users stories,
  • estimer les charges de travail via le planning poker,
  • planifier le sprint,
  • échanger lors de la mêlée quotidienne (daily)
  • améliorer les RETEX (RETour d’EXpérience) en :
    • utilisant la rétrospective de sprint,
    • rédigant le rapport de clôture de projet,
    • élaborantr la liste de contrôle de clôture du projet,
    • célébrant les réussites et la clôture du projet.
  • suivre les temps de charges via le burndown chart de sprint,
• Communication et feedback :
  • Conduire des entretiens BILAT :
    • étape 1 : préciser les résultats / avancement,
    • étape 2 : formuler les difficultés rencontrées,
    • étape 3 : préciser les actions correctives éventuelles,
    • étape 4 : formuler les attentes
    • étape 5 : remercier..
  • Donner un feedback constructif structuré :
    • étape 1 : remercier (et féliciter éventuellement)
    • étape 2 : commencer une critique par un aspect positif,
    • étape 3 : exprimer le besoin « pour une prochaine fois » et/ou donner un conseil,
    • étape 4 : remercier
  • Construire un plan d’action de conduite du changement :
    • analyser le changement (cadrer le projet, étudier les solutions / scénarios)
    • définir la stratégie de changement (concevoir une stratégie de changement)
    • former et accompagner les acteurs concernés par le changement.
  • évaluer l’avancement du projet :
    • organiser des réunions d’avancement de projet,
    • animer et participer au comité de pilotage,
    • résoudre les problèmes et innover via le brainstorming,
    • utiliser l’Obeya (salle regroupant les objectifs, les livrables attendus, les indicateurs clés, le plan d’actions, la résolution des problèmes)
    • négocier :
      • exprimer les positions respectives,
      • s’accorder sur une zone de négociation,
      • exprimer ses désaccords,
      • rechercher une solution alternative,
      • reformuler et valider une solution retenue.

V – Déploiement du projet :

• Roadmap de déploiement :
  • Définir la stratégie de lancement.
  • Créer les supports de communication.
  • Former les formateurs / utilisateurs.
  • Assurer la logistique et la mise en production.
• Préparer le plan de communication :
  • identifier les publics cibles,
  • concevoir des messages et choisir des canaux,
  • former et préparer des outils pour les relais internes,
  • créer un calendrier de communication,
  • bâtir un teaser et le diffuser.
• Check-list pré-déploiement :
  • Validation des contenus techniques et fonctionnels.
  • Mise à jour des systèmes d’information.
  • Préparation logistique.
• Méthodes de déploiement :
  • méthode big bang :
    • déploiement simultané
    • risque élevé en cas de problème.
  • déploiement progressif :
    • par étape OU groupe d’utilisateurs,
    • réduit les risques
    • coût + élevé.
  • déploiement pilote :
    • chez un petit groupe,
    • requiert une gestion du groupe pilote.
  • déploiement par site / par département :
    • permet adaptation aux spécificités locales,
    • gestion simplifiée / réduction impact erreurs.
  • déploiement parallèle :
    • coexistence ancien et nouveau système,
    • coûteuse en ressources
    • risques minimaux.
  • déploiement canari :
    • déploiement pour un sous-ensemble de personnes,
    • avant déploiement généralisé.

VI – Evaluation et capitalisation :

• Analyse des résultats :
  • Définir des KPI spécifiques au projet :
• Analyse post-mortem :
  • Organiser une réunion de clôture :
    • préparation :
      • organiser une réunion avec l’équipe projet et inviter les parties prenantes,
      • collecter en amont les retours d’expériences et données pertinentes.
    • déroulement de la réunion :
      • introduction : présenter les objectifs de la réunion,
      • analyse par phase (conception / développement / déploiement / évaluation),
      • identifier les points forts et succès,
      • analyser les obstacles et leurs causes,
      • discuter sur les leçons apprises et les recommandations.
    • documentation :
      • rédiger un rapport détaillé incluant constats, analyses et recommandations,
      • partager et archiver le rapport dans la base de connaissance.
  • Célébrer les réussites et valoriser les acteurs.